Нужен ли кассовый аппарат ККМ для ИП
Кассовые аппараты весьма прочно утвердились в нашей обыденной жизни. Они встречаются практически во всех организациях, предоставляющих услуги или продающих товары. Но одно дело, когда вы видите их в магазинах и знаете, что туда складываются деньги, и совсем другое, когда вы открываете ИП и выбираете УСН в качестве основной системы налогообложения. Вам необходимо разобраться в истинном предназначении этой машины, ее функциях и возможностях, правилах ее эксплуатации и технического обслуживания. Сегодня мы разберем все эти вопросы.
Мы не будем глубоко углубляться в историю происхождения кассовых аппаратов, а сразу перейдем к делу.
Что такое ККМ и каковы его функции
Контрольно-кассовый аппарат – это инструмент, позволяющий государству вести контроль налично-денежного оборота, полноты и своевременности оприходования предприятиями наличной выручки. Такое определение дает Википедия. Другими словами, кассовые аппараты придуманы для того, чтобы предприниматели не скрывали свои доходы от государства и платили налоги в установленном размере.
На самом деле кассовые аппараты очень упрощают работу индивидуальному предпринимателю, связанную с приемом денежных средств и учетом товарооборота.
Рассмотрим, какие же функции и операции выполняют ККМ.
- ввод информации о товаре;
- обработка информации о параметрах товара и определение его стоимости;
- ввод информации о сумме денег, полученных от покупателя;
- определение размера сдачи;
- печать чека для покупателя;
- фиксирование контрольной информации о расчетных операциях.
Применение ККМ в настоящее время регулируется законом РФ №5215-1 от 18.06.1993 г. «О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением».
Статьей 2 указанного закона регламентируются обязанности ИП в сфере применения ККМ. Их нужно знать всем.
- ИП обязан использовать кассовые аппараты исключительно в исправном техническом состоянии;
- При покупке клиенту в обязательном порядке должен быть выдан чек. Чек погашается либо проставлением штампа, либо надрывом в установленном месте;
- ИП обязан обеспечить беспрепятственный доступ в любое время к своему кассовому аппарату налоговым инспекторам для проверки и мастерам технического обслуживания;
- На каждом товаре должен присутствовать ценник, или в доступном месте должен быть вывешен прейскурант цен. Цены в них должны строго соответствовать документам, которые подтверждают их.
Плюсы использования ККМ
- Кассовый аппарат наглядно демонстрирует правильность расчетов с покупателями;
- Обеспечивает правильность и точность учета денежных операций;
- Сокращает время на произведение расчетов;
- Сокращает ошибки при произведении расчетов;
- Позволяет автоматически определять покупательский спрос на определенные товары;
- Предотвращает хищение денежных средств;
- Повышает производительность работы предприятия.
Минусы использования ККМ
- дополнительные денежные расходы на приобретение и ежегодное обслуживание ККМ;
- необходимо регистрировать в налоговом органе и соблюдать много правил по работе с ККМ;
- санкции и штрафы за ошибки в работе с ККМ;
- необходимо периодически обновлять кассовый аппарат.
Классификация ККМ
Для ИП наиболее актуальны две классификации: по областям применения и конструкции.
По областям применения ККМ делятся на 4 вида:
- ККМ для сферы торговли;
- ККМ для сферы услуг;
- ККМ для сферы торговли нефтепродуктами;
- ККМ для работы в гостиницах и ресторанах.
По конструкции выделяют следующие виды кассовых машин:
- Автономная ККМ.
Это машина, на которой дополнительные расширенные функции можно выполнять только при подключении подходящего для нее внешнего устройства ввода и вывода информации. Сюда можно отнести и портативные ККМ, которые можно использовать без подключения к источнику электроэнергии.
- Пассивная системная ККМ.
Такой кассовый аппарат может работать в компьютерно-кассовой сисетме, но у нее нет доступа к управлению этой системой. Пассивная ККМ может работать и как автономная.
- Активная системная ККМ.
Такая машина может работать в компьютерно-кассово системе и имеет доступ к управлению ею. Сюда относится ККМ с фискальной памятью, которая дает возможность ввода и вывода, хранения, обработки и отображения информации, как на компьютере.
- Фискальный регистратор.
Работает только в составе компьютерно-кассовой системы. Доступ к информации осуществляется через канал связи.
Особенности техники ККМ
На сегодняшний день основным видом использующихся в деятельности ИП кассовых машин является аппарат с ЭКЛЗ (электронной-контрольной лентой защищенной) и фискальной памятью. В своем названии они содержат литеру К (например, АМС-100К). Их применение регламентировано законом с 2004 года.
Каждый кассовый аппарат имеет три вида отчета:
- Х-отчет без гашения чека. Он предназначен для контроля работы кассира. Показывает количество операций и их суммы, которые были проведены в течение смены. Этот отчет при необходимости можно снимать любое количество раз. Существует несколько типов Х-отчета: полный, по отделам, по кассирам, по товарам и т.д.
- Z-отчет – отчет с погашением чека. Это тип отчета имеет специальную ленту, на которой отображаются все чеки, которые были пробиты в течение рабочей смены, в формате время/номер чека/сумма покупки. Данный отчет обычно закрывает смену, поэтому он снимается один раз в конце рабочего дня. Его показания записываются в журнал кассира-операциониста.
- Отчет по ЭКЛЗ может сниматься несколько раз в день, он отображает любой чек в ленте. Отчет снимается с самого блока ЭКЛЗ и может показать все действия с кассовым аппаратом за рассматриваемый период.
Блок ЭКЛЗ – это запоминающее устройство, которое не подлежит корректировке. Он хранит в себе информацию обо всех действиях на ККМ. Рекомендуется менять его каждые 13 месяцев, независимо от того, работали на этом аппарате или нет.
Фискальная память – один из узлов в ККМ, который хранит в себе данные регистрации: ИНН ИП, регистрационный номер ККМ, пароль налогового инспектора, данные о всех снятых Z-отчетах в формате «дата снятия/№ отчета/ итоговая сумма», номер последнего снятого фискального отчета.
Объем фискальной памяти ограничен определенным количеством Z-отчетов. Срок эксплуатации 5 – 7 лет в зависимости от модели ККМ.
Контрольная лента ККМ может быть бумажной или защищенной электронной и должна храниться вместе с Z-отчетом за соответствующий период в течение 5 лет.
Техническое обслуживание ККМ
Техническое обслуживание будет осуществлять организация, с которой был заключен договор.
Существует два вида техобслуживания:
- Межремонтное обслуживание производится кассирами и включает в себя ежедневный осмотр, чистку, смену картриджа утром и вечером, а также в обеденный перерыв. Пыль с аппарата необходимо удалять сухой кистью.
- Текущий и капитальный ремонт производятся по определенному графику вне зависимости от состояния ККМ. Кассир должен передать ККМ механику для осмотра в присутствии старшего кассира или представителя администрации. При этом обязательно снимают показания суммирующих контрольных счетчиков. После осмотра машина должна быть опломбирована и принята представителем администрации или старшим кассиром. Осмотры проводят не реже одного раза в месяц. Сведения обо всех видах технического обслуживания с перечислением выполненных работ вносят в соответствующий журнал.
Таким образом, контрольно-кассовый аппарат – достаточно серьезная техника, требующая соблюдения определенных правил регистрации и эксплуатации. Вместе с этим, она сильно упрощает работу организации по ведению учета денежных операций и предотвращает хищение средств. Напомним, что ИП, осуществляющие свою деятельность по упрощенной системе налогообложения, могут отказаться от применения кассового аппарата и использовать для контроля денежных операций бланки строгой отчетности.
Вопрос, нужно ли ставить кассовый аппарат, играет большую роль при выборе формы собственности и режима налогообложения для своего бизнеса. Сейчас, когда новый закон 54-ФЗ обязателен к применению для всех организаций, этот вопрос актуален, как никогда.