Образец и порядок заполнения 6-НДФЛ

С 2016 года Федеральная налоговая служба ввела новую форму отчетности для всех ИП и организаций, которые являются работодателями (при заключении официального договора с работником).

6-ndfl

Новая форма 6-НДФЛ и порядок ее заполнения утверждены Федеральными законом №113-ФЗ от 02.05.2015 г. Форма предназначена для сдачи отчетов по доходам наемных сотрудников. В ней отображаются общие данные по всем начисленным доходам и удержанным налогам с доходов всех физических лиц, получающих заработную плату от предпринимателя или организации. Пример заполнения 6-НДФЛ поможет вам безошибочно и в сроки сдать отчетность.

Общие сведения о форме 6-НДФЛ

Новая форма 6-НДФЛ состоит из титульного листа и всего двух разделов:

  1. Раздел «Обобщенные показатели».
  2. Раздел «Даты и суммы, полученных доходов и удержанного НДФЛ».

В титульном листе стандартно указываются реквизиты налогового агента и налогового органа, в который предоставляется отчет.

В разделе 1 отражаются абсолютно все суммы доходов, начисленные работникам (в том числе и отпускные, больничные, премии и так далее), суммы налоговых вычетов и исчисленных и удержанных налогов.

Раздел 2 при заполнении на практике вызывает больше всего вопросов. В нем должны быть отражены даты фактически выплаченных доходов и удержания налога на доходы физических лиц. Кроме того здесь указываются предельные сроки перечисления НДФЛ.

Расчетный период Крайний срок сдачи
За 1 квартал 2016 до 4 мая 2016 (дата перенесена с 30 апреля из-за праздников)
За 2 квартал 2016 (расчёт нарастающим итогом за полгода) до 1 августа (дата перенесена с 31 июля в связи с выходным днём)
За 3 квартал 2016 (расчёт нарастающим итогом за 9 месяцев) до 31 октября
За 4 квартал 2016 (расчёт нарастающим итогом за год) до 3 апреля 2017 (дата перенесена с 1 апреля в связи с выходным днём)

В целом заполнение новой формы отчетности 6-НДФЛ не представляет особой сложности. Нужно быть внимательным и учесть некоторые нюансы, чтобы не попасть в неприятную ситуацию в виде ошибок в декларации и опоздания со сдачей отчетов в налоговую инспекцию.

Общие правила заполнения декларации 6-НДФЛ

Декларация 6-НДФЛ – важный документ, который должен быть заполнен правильно, без ошибок и исправлений. В случае обнаружения нарушений правил заполнения документа, налоговая инспекция не примет ваш отчет, что повлечет за собой просрочку подачи отчета и наложение соответствующих штрафов и санкций. Чтобы избежать таких неприятностей, необходимо соблюдать простые правила заполнения формы 6-НДФЛ.

  1. Разрешается заполнять документ чернилами только фиолетового, черного и синего цвета;
  2. Не разрешается допускать исправления, в том числе и закрашивание с помощью корректоров;
  3. Поля заполняются слева направо аккуратным и понятным почерком;
  4. Пустые клетки заполняются знаком «-»
  5. Печать страниц должна быть только односторонней;
  6. Листы документа должны быть аккуратно скреплены между собой;
  7. Сумма налога указывается в полных рублях. Суммы до 50 копеек не учитываются в отчете, а суммы свыше 50 копеек округляются до рублей в большую сторону;
  8. Если доходы и расходы считаются в иностранной валюте, то расчеты производятся на фактическую дату их начисления по курсу ЦБ, который был действительным на тот момент.

Как заполнить титульный лист 6-НДФЛ

Реквизиты налогового агента указываются в самом верху страницы. Организации указывают ИНН и КПП (если есть обособленные подразделения, то указывается соответствующее ему КПП). Индивидуальные предприниматели указывают ИНН, прописанный в свидетельстве о регистрации ИП. Страница указывается «001».

Заполнение титульного листа 6-ндфл

Номер корректировки указывают «000», если отчет сдается первично. Если это корректирующий отчет, то указывается соответственно номер корректировки «001», «002» и так далее. Корректирующий отчет необходимо сдавать при обнаружении ошибок в первичном отчете, либо изменений суммы доходов и налогов.

Заполнение титульного листа 6-ндфл - шаг 2

Период предоставления указывается соответственно тому, за какой квартал сдается отчетность. Коды прописаны в приложении 1 к Порядку заполнения формы 6-НДФЛ:

  • за 3 месяца – код 21;
  • за 6 месяцев – код 31;
  • за 9 месяцев – код 33;
  • за 12 месяцев – код 34.

Заполнение титульного листа 6-ндфл

Далее указывается налоговый период,в котором подается декларация. Например, «2016».

Указывается дата

В строке «Предоставляется в налоговый орган» указывается код налогового органа, в который сдается отчетность. Код состоит из 4-х цифр, первые два из которых – это код региона, а остальные – код самого налогового органа. Узнать код можно в налоговой инспекции, куда сдается отчетность, либо посмотреть данные через интернет.

Код налоговой службы по месту учёта

В строке «По месту нахождения (учета)» указывается соответствующий код.

  • Те, кто сдает отчет по месту нахождения, указывают код 212.
  • При подаче отчетности обособленным подразделением указывается код 220.
  • Крупнейшие налогоплательщики должны указать код 213.
  • ИП на УСН или ОСНО указывают код 120, а ИП на ЕНВД или ПСН – код 320.

Полный перечень кодов приведен в приложении 2 к Порядку заполнения 6-НДФЛ.

код по месту учёта фирмы

Ниже указывается сокращенное название организации, а индивидуальные предприниматели указывают фамилию, имя, отчество полностью.

Название фирмы

Если организация не имеет сокращенного наименования, то указывается полное в точном соответствии с прописанным в учредительных документах.

Строка «код ОКТМО» имеет особенности при заполнении. ОКТМО – Общероссийский классификатор территорий муниципальных образований. Перечень кодов утвержден приказом Росстандарта №159-ст от 14.06.2013 г.

Код ОКТМО

  • Организации указывают код ОКТМО по месту нахождения (в том числе и обособленные подразделения);
  • Если доходы выплачивались как главной организацией, так и обособленным подразделением, придется подавать два расчета, в каждой из которых указывается соответствующий код ОКТМО.
  • ИП указывают код по месту проживания;
  • ИП на ЕНВД и ПСН указывают код по месту регистрации бизнеса.

Далее указываем номер контактного телефона.

Ниже указывается количество листов в отчете. Например, 002.

Заполнение блока «Достоверность и полноту сведений, указанных в настоящем расчете, подтверждаю» не должно вызвать вопросов. Фамилия, имя и отчество заполняются с новой строки, ставится подпись и прописывается дата.

Блок для работника ФНС оставляем незаполненным.

Как заполнить раздел 1 формы 6-НДФЛ

Строки на данном листе документа заполняются следующими данными:

  • 010. Указывается ставка НДФЛ, по которой исчислялись налоги. Стандартная ставка -13%.Налоговая ставка
  • 020. Указывается вся сумма выплаченных доходов сотрудникам. Сумма указывается нарастающим итогом с самого начала отчетного года.Начисленные доходы
  • 025. Доходы, полученные всеми сотрудниками, в этой строке отражаются в виде дивидендов.
  • 030. Указывается вся сумма удержанных налоговых вычетов. Сумма также указывается нарастающим итогом с начала года.Налоговые вычеты
  • 040. Указывается общая сумма исчисленного налога по всем сотрудникам. Для расчетов применяется следующая формула: (общий доход (стр. 020) – общий налоговый вычет (стр. 030)) Х ставка НДФЛ (стр. 010).Полный исчисленный НДФЛ
  • 045. В этой строке отражается вся сумма подоходного налога в виде дивидендов.
  • 050. Указывается общая сумма фиксированных авансовых платежей, которые были уплачены с начала года и на которую необходимо будет уменьшить сумму НДФЛ в текущем налоговом периоде.Сумма авансов в рублях
  • 060. Указывается общее количество сотрудников, которые получили доход, подлежащий налогообложению. Нужно иметь ввиду, что одно и то же лицо, уволенное, а затем вновь принятое на работу, при расчетах в движении не учитывается. Например, при подаче отчета за 1 квартал в строке 060 заявлено 10 человек. В апреле уволились двое, а в мае на работу были приняты снова два человека, один из них тот, который уволился в апреле. В отчете за полугодие в строке 060 нужно будет указать 11 человек (а не 12).Строка 060. Число людей, получивших доходы за отчётный период
  • 070. Указывается общая сумма налога, фактически удержанного с доходов физических лиц.Строка 070. Общая сумма удержанного налога по всем ставкам
  • 080. Указывается общая сумма начисленных доходов, с которых по каким-либо причинам нельзя удерживать налог.Строка 080. Неудержанный налог
  • 090. Указывается общая сумма налогов, которые были возвращены налогоплательщику.Строка 090. Возвращенный налог

ВАЖНО: если налог на доходы физических лиц исчисляется по нескольким ставкам, то данные в отчете отражаем повторным блоком строк с 010 по 050. То есть сначала заполняем строки с 010 по 050 для одной ставки, ниже заполняем строки 010 – 050 для другой ставки. Итог по всем ставкам отображается один раз.

Как заполнить раздел 2 формы 6-НДФЛ

Важно отметить, что раздел 1 заполняется нарастающим итогом с начала года, а раздел 2 заполняется за отчетный квартал, то есть данные отражаются за три месяца.

Строки на данном листе заполняются следующими данными:

  • 100. Указывается дата фактически полученного дохода, который прописан в строке 130.Датой получения дохода считается дата, на которую доход получен фактически и включен в налоговую базу НДФЛ. Указывать дату нужно в соответствии с видом дохода. Порядок определения и отображения даты получения дохода прописаны в статье 223 НК РФ.Строка N 100. Дата получения дохода сотрудниками
  • 110. Указывается дата фактического удержания налога с дохода, отраженного в строке 130.Строка N 110. День удержания налога фирмой
  • 120. Указывается крайняя дата, определенная для перечисления налога в ИФНС. С 1 января 2016 года ФНС установила срок перечисления налога – не позднее одного дня после фактической выплаты дохода сотруднику.Строка N 120. Дата перечисления налога в бюджет
  • 130. Указывается общая сумма полученных доходов на каждую дату, прописанную в строке 100. Сумма указывается без вычета налогов.Строка N 130. Доход в рублях без вычета налога
  • 140. Указывается общая сумма удержанного НДФЛ на каждую дату, прописанную в сроке 100.Строка N 140. НДФЛ, который необходимо удержать с суммы

ВАЖНО: если в одну и ту же дату были получены доходы разных видов, то сроки перечисления налога могут оказаться разными. В данном случае необходимо заполнить строки 100 – 140 отдельно для каждого срока перечисления.

Как видно, декларация по новой форме 6-НДФЛ не является объемной и заполняется просто. При соблюдении порядка и правил заполнения отчета, проблем с ФНС возникнуть не должно. Стоит помнить, что за нарушение сроков сдачи, предоставление недостоверной информации, неправильное заполнение или подачу декларации законом РФ предусмотрена ответственность в виде штрафов, размеры которых в ряде случаев достаточно велики.